CLASES DE CONTROL
La concepción moderna tiende a concebir el control de manera pro activa como control organizacional; sin embargo por su ejecución y evaluación suele clasificarse en control interno y externo
El control interno apunta principalmente a satisfacerlos requerimientos y necesidades gerenciales en orden a conseguir eficiencia y economía en el uso de recursos y efectividad en los resultados.
El control externo, que se apoya en el interno, y verifica los actos de los administradores y a la obligación que éstos tienen de dar cuenta de los resultados de su gestión y del uso de las atribuciones,facultades y recursos que el ordenamiento jurídico y la sociedad ponen a su disposición.
La base de un buen ejercicio de control estriba en la objetividad e independencia mental de quien lo realiza. Cualquiera quesea la forma de ser ejercido, el control puede ser:
- Previo, llamado también apriori o ex ante.
- Perceptivo, o concomitante y de ejecución.
- Posterior, conocido como consecutivo, expos oposteriori.
Los dos primeros corresponden normalmente al control interno, por su realización, aunque contractualmente pueda ser externo.El Posterior puede ejecutarse tanto en el control interno como en el externo.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
“El control interno es un conjunto de normas, procedimientos coordinados y medidas adoptadas en la empresa con el fin de salvaguardar los activos operacionales, verificar la confiabilidad y seguridad de los datos contables, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las prácticas establecidas por la administración.”
Considerando el control interno en sentido más amplio, se debe incluir controles de tipo contable y administrativo que proporcionen una cobertura total de las áreas de la empresa.
El control interno administrativo involucra el plan de una organización encaminado a medir la eficiencia operativa y el cumplimiento de las políticas de la dirección. Hacen parte de estos controles los análisis estadísticos, estudios de tiempos y movimientos, capacitación al personal y los controles de calidad. Dentro de estos controles podemos incluir también la segregación de funciones, sistemas de autorización y aprobación
Tiene mucha importancia que el Auditor tenga un amplio conocimiento del control interno, ya que con este él podrá comprender toda la estructura organizativa de la empresa a fiscalizar, las políticas, procedimientos y las cualidades de todo el personal existente en dicha empresa, esto con el fin de salvaguardar los activos, de promover la eficiencia en todas las operaciones y de brindar la mayor confiabilidad a toda la información contable.
Para una mayor comprensión del Auditor cuando se habla que con el control interno podrá entender toda la estructura organizativa, quiere decir que él debe enterarse de cuáles son las áreas de responsabilidad, cuáles son las líneas de autoridad, los niveles jerárquicos y que canales de comunicación posee la empresa; para esto él debe conocer el organigrama, también debe examinar los manuales de funciones con el fin de que en determinado momento se indague y se observe si dichas personas si realizan adecuadamente su trabajo o si tiene demasiadas funciones o si existe centralización del cargo. Para que el Auditor evalúe si la empresa posee un buen control en su estructura organizativa debe determinar al interior de la organización el implante de los elementos de control interno (ambiente de control, aseguramiento de recursos, actividades de control, información y control evaluativo) y la eficacia dentro de cada uno de los procesos desarrollados por ella, con el fin de determinar el alcance y enfoque de la auditoria a realizar.
El Auditor también debe conocer las políticas y procedimientos operativos de toda la empresa, tanto de compras, como de ventas, producción,manejo de los inventarios, de las inversiones, de las finanzas y muchos más. Para un buen control de estos debe determinar si en la empresa se logra una seguridad adecuada para el manejo delos activos; para esto él debe observar si existe centralización del manejo ysi estos activos están expuestos a sustracción o deterioro.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Ambiente de control
El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de los empleados. Es el fundamento del control, el cual proporciona disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la Compañía ;la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla su gente; la atención y dirección proporcionada por la administración.
Aseguramiento de recursos
Hace relación a la medida en que la compañía tiene identificados y analizados los riesgos a los que se expone, su importancia y efecto y las medidas que adopta para minimizarlos.
Actividades de control
Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices administrativas se llevan a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
v Proteger los activos de la empresa.
v Determinar la precisión y confiabilidad de la información financiera, contable, en forma correcta, segura y oportuna.
v Promover le eficiencia operativa.
v Estimular el cumplimiento de las políticas establecidas por la administración.
v Encontrar en forma oportuna los errores irregularidades que pueden suceder y presentar las posibles soluciones.
OTROS ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
- Estatutos
- Manual de funciones
· Plan de Cuentas y Codificación de Activos Fijos
· Organigramas
· Presupuestos
- Sistema Adecuado de Información.
- Manuales de Procedimientos.
- Reglamento Interno de Trabajo.
- Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
- Normas de Control en cada Área o Dependencia.
- Supervision
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
1. Debe hacerse en áreas claves y/o puntos críticos de la empresa.
2. Cada área de la empresa debe generar su propia información.
3. Debe existir contacto directo entre el que controla y el que es controlado.
4. El control esta estrechamente relacionado con la comunicación.
5. En los sistemas de control la responsabilidad del factor humano es esencial por la Objetividad y Subjetividad con que se evalúa.
6. Debe ser flexible y adecuarse a las condiciones cambiantes.
7. Adaptable de acuerdo al tipo de organización.
8. El auto control en las organizaciones que lo tienen implementado genera mayor eficacia.
CONCEPTO DE REVISORÍA FISCAL
Es una institución que es ejercida en cabeza de un profesional de la Contaduría capaz de dar Fe Pública sobre la razonabilidad de los estados financieros, validar informes con destino a las entidades gubernamentales y juzgar sobre los actos de los administradores.
La Declaración Profesional No. 7 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública la define de la siguiente manera:
La revisoría fiscal es un órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal y con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, le corresponde dictaminar los estados financieros y revisar y evaluar sistemáticamente sus componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que le señala la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales. [ CTCP,1999 ]
La Revisoría Fiscal es el órgano de control establecido por ley para ciertas empresas con funciones que pueden asimilarse a las de un auditor financiero independiente, a las de un auditor de gestión y auditor de cumplimiento.
3. Para cumplir con las funciones legales el Revisor Fiscal debe practicar una auditoría integral con los siguientes objetivos:
q Determinar si a juicio del Revisor Fiscal, los estados financieros del ente se presentan de acuerdo con las normas de contabilidad de general aceptación en Colombia- auditoría financiera.
q Determinar si el ente ha cumplido con las disposiciones legales que le sean aplicables en el desarrollo de sus operaciones- auditoría de cumplimiento.
q Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles- auditoría de gestión.
q Evaluar el sistema de control interno del ente para conceptuar sobre lo adecuado del mismo- auditoría de control interno. [ CTCP,1999 ]
Es necesario distinguir entre la Revisoría Fiscal y el Revisor Fiscal: la primera es la institución, el órgano de control, el segundo es la cabeza de la institución u órgano, la primera es permanente, el segundo es temporal.
El Revisor Fiscal es un delegatario de los socios para ejercer inspección permanente a la administración y validar los informes que esta presente, debiendo rendir informes a los mismos en las reuniones estatutarias. El Revisor Fiscal es un auditor que no puede ser encasillado en forma exacta en alguna de las categorías establecidas en la Unidad Dos, puesto que tiene características de unas y otras, encuadrándose solamente en la de auditoría integral aunque no de manera perfecta.
El Revisor Fiscal realiza un examen crítico y sistemático del sistema de información financiera de la sociedad, utilizando técnicas y procedimientos de auditoría, el cual culmina con la emisión de una opinión independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros, los cuales autentifica con su firma bajo la figura de la Fe Pública. Además del examen anterior, el Revisor Fiscal realiza también un examen crítico y sistemático del sistema de información administrativo, que conlleva a la rendición de una opinión independiente sobre la gestión administrativa, la correspondencia y el control interno de la sociedad y el apego de las operaciones a la normatividad interna y externa.
El control ejercido por el Revisor Fiscal es asiduo y permanente, pero se debe ser cauto en este para evitar caer en la intromisión en las actividades administrativas que limitarían su independencia y lo convertirían en un coadministrador de la sociedad. Sin embargo, el código de Comercio en el artículo 207 numeral 6 al establecer como una función del Revisor Fiscal la de “... Impartir las instrucciones... ", no tuvo en cuenta que la misma se encuentra en contravía de las funciones de un auditor, y merece ser derogada en una reforma que se produzca en la legislación comercial.
El Código de Comercio en su artículo 207 establece claramente los objetivos de la revisoría fiscal, los cuales pueden sintetizarse así:
q Examen del producto del sistema de información financiera de la sociedad con el fin de emitir una opinión profesional independiente sobre su razonabilidad,
q Evaluación y supervisión permanente del sistema de Control Interno
q Evaluación de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento del objeto social
q Evaluación sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable al ente en todas las operaciones que este realice.
De acuerdo a lo anterior se puede entonces conceptualizar que la Revisoría Fiscal es:
El examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de la sociedad, realizado con independencia por un Contador Público y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la información financiera, la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma
© 2003 gcuellar@ucauca.edu.co
No hay comentarios:
Publicar un comentario